5 questions que se posent tous les apprentis Wedding Planners!
Vous êtes un wedding planner en devenir et vous vous posez tout un tas de questions concernant le lancement de votre entreprise? C’est NORMAL! On ne sait pas toujours par où commencer, comment se positionner sur un marché que l’on découvre et comment se faire connaître.
C’est pourquoi, je réponds aux questions (et aux angoisses) les plus souvent posées par mes élèves en formation concernant le début de l’activité de wedding planner.
Combien de mariages peut-on gérer ou espérer en une année?
Il n’y a pas de nombres définis de mariages réalisables par un wedding planner. Il y a plusieurs paramètres à prendre en compte tels que:
-Le périmètre d’intervention: jusqu’où vous êtes prêts à vous déplacer pour vos mariages? Est ce que vous travailler sur une seule région, sur un seul secteur particulier? Etes vous plutôt flexible sur la destination? Si vous optez pour un périmètre défini tel que votre région, vous serez en mesure d’organiser plus de mariages que si vous vous déplacez dans la France entière.
-Le staff présent dans l’équipe
–La saisonnalité de la région où l’on travaille: si la saison des mariages est longue dans votre région, alors vous serez en mesure d’en organiser plus… Logique!
-Le type de prestations proposées (organisation complète, coordination, officiant, conseils…): toutes les prestations ne prennent pas autant de temps… Si vous organisez un mariage complet, vous y passerez forcément plus de temps que si vous ne faites que la coordination le jour J…
-La complexité des projets: plus les projets sont complexes plus ils demandent une préparation importante! Et cela est du temps en moins pour préparer d’autres mariages. Il faut prendre le temps de bien finaliser chaque projet à la perfection pour satisfaire ses clients au maximum!
-Le niveau de vie privée/temps de loisirs que l’on souhaite conserver
Pour ma part, entre ma première année d’activité avec 4 mariages et cette année 2021 ou 22 organisations complètes sont prévues, je travaille certes plus mais je travaille aussi mieux! Votre qualité d’organisation sera primordiale dans la multiplication des vos projets!
Votre tarif se construit grâce à plusieurs indicateurs:
-Votre concurrence directe et indirecte : quels tarifs proposent vos concurrents directs (qui ont la même cible que vous) et indirects (qui travaille sur le même secteur mais avec une cible différente)?
Il va sans dire que c’est concurrence directe qui nous intéresse le plus! Exemple; vous souhaitez organiser des mariages en Provence pour des clients asiatiques, vos concurrents peuvent se trouver en Provence, à Paris, en Asie… et non pas à côté de chez vous!
-Vous devrez aussi calculer votre rentabilité (vos revenus / vos charges) et de préférence, proposer plusieurs tarifs avec plusieurs prestations, surtout au commencement de votre activité.
Pour que votre activité soit viable et que vous ne vous découragiez pas, elle doit générer des revenus: il faut donc trouver le bon équilibre entre vos revenus et vos charges (dépenses, investissements…)qui vous permettra d’attirer des clients tout en développant votre activité. Etre wedding planner, c’est aussi gérer un budget et cela commence par la bonne gestion de votre entreprise
Par la suite, l’ancienneté et la renommée de votre agence sera à prendre en compte: plus vous êtes demandé et plus vous grandissez, plus vous pouvez faire évoluer vos tarifs et vos prestations.
Comment créer son réseau?
Dans ce type de métier, le réseau est indispensable: il ne faut surtout pas le négliger! Pour créer son réseau, je vous conseille trois choses:
-Soyez présents: que ce soit sur les réseaux sociaux, les salons…Prenez votre courage à deux mains et proposez un café pour faire connaissance (toujours mieux qu’un mail qui sera lu en diagonale faute de temps et d’intérêt), un rendez vous où vous pourrez proposer votre vision des choses et surtout découvrir votre interlocuteur! N’oubliez jamais que les prestataires n’ont pas forcément besoin de vous pour booker leur saison et que vous construisez dès les premières secondes du rendez vous, une relation sur le long terme!
-Proposez des collaborations (shooting d’inspiration) pour récupérer du contenu qualitatif pour vos réseaux sociaux. Ces journées collaboratives sont l’occasion de créer un réseau de partenaires solides avec lesquels vous pourriez travailler comme des photographes, des vidéastes, des make-up artists, des coiffeurs, des créateurs …
-Profitez de la saison creuse pour aller visiter des lieux de réception pour lesquels vous êtes un potentiel apporteur d’affaires très intéressant! De plus, il sera toujours plus facile de parler/proposer/ vendre un lieux à des prospects si vous l’avez vu de votre propres yeux!
Quel est le rôle de la wedding planner le jour J?
Quand on parle de jour J, pour ma part, on parle plutôt de 3 à 4 jours de présence:
- J-2: aspect technique et logistique. Il faut surveiller la mise en place, le montage des structures, la gestion des livraisons, l’accueil des équipes et guider l’installation dans sa globalité: Tout orchestrer pour que tous les prestataires trouvent leur place et travaillent ensemble.
- J-1: veiller à l’application de la scénographie par les équipes de décoration, de l’art de la table par les équipes du traiteur. C’est aussi le jour du point avec mon maître d’hôtel, le dernier check up avec mes clients…
Durant les 2 à 3 jours de réception, mes missions sont multiples mais nous pourrions les résumer ainsi:
-Avec mes partenaires: veiller au respect du timing (le wedding planner est le maître du temps, toujours en concertation avec les équipes), coordonner les prestataires et les tenir informés des modifications ou changements de dernière minute, créer un véritable esprit d’équipe, gérer les imprévus, les retards, les erreurs…
-Avec mes clients : les épauler, les driver, leur rappeler les priorités, avoir sous la main un mouchoir, une lingette…
-Avec les convives: les accueillir, les orienter sur le site, répondre à leurs questions et les cocooner (une aiguille pour une robe décousue, des épingles, de la laque, des enveloppes…il faut avoir une trousse de secours)
J +2
Veiller à la récupération des éléments loués par les entreprises (mobilier, décoration…), à l’évacuation des déchets, au démontage des structures & à laisser le site de réception dans un état impeccable!
Doit-on être présents à chaque rendez-vous avec les prestataires?
Il est crucial d’être présent à certains rendez-vous tels que
-le choix du lieux: votre regard professionnel est primordial pour aider vos clients à faire un choix éclairé. Bien sûr le coup de cœur est la base du choix de vos clients mais ils ont besoin que vous leur fournissiez un comparatif clair des différentes options qu’ils envisagent (détail des prestations du lieux, contraintes techniques, tarifs, hébergements, disponibilités…)
-la dégustation traiteur: étape cruciale pour votre organisation globale puisque le traiteur est un des acteur majeure de votre réception. Au delà du choix du menu, vous devrez vous intéresser aux contraintes techniques liées au choix de vos clients sur site (distance avec l’office traiteur, besoins en énergie, mobilier prévu, staff présent le jour J…)
-la définition de la scénographie et la visite technique sur site avec les équipes de décoration: construire la scénographie de votre événement est une des clefs pour le maîtriser sur le bout des doigts. Pour ma part, je construis donc un document de base qui reprend point par point les attentes de mes clients. Ce document est ensuite transmis aux équipes (fleuriste, décorateur, graphiste, éclairagiste…) afin de construire l’offre la plus adaptée. Une visite technique sur site vient valider les éléments imaginés sur le terrain.
De la même manière, notre présence n’est pas nécessaire, voire impudique (selon moi) dans certaines situations. C’est le cas pour:
-le choix du photographe, du vidéaste: même si j’oriente mes clients vers des professionnels de l’image, je ne vais pas plus loin que la recommandation et la mise en relation. Selon moi, ce choix est trop subjectif pour que je puisse être force de proposition dans ce choix.
-De la même manière, je suis rarement présente pour le choix de la robe/des robes de ma cliente. Ce moment est un moment précieux à partager avec ses proches (maman, amies, soeurs…)
-Les alliances sont également un moment d’intimité du couple où ils vont faire le choix de l’inscription, du montant qu’ils souhaitent investir… et ils pourraient se sentir jugés durant ce choix.
Mais tout dépend bien sûr des relations que vous souhaitez entretenir avec vos clients 😉
